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前回の「失敗しない為の完全ガイド③」では、物件の内覧から契約までの流れを解説しました。
今回は、レイアウトの決定から引越し準備までをテーマに解説します。

内装工事で最も避けたいのは、完成後に
「こうしておけばよかった」「使いづらい」
と後悔が残ることです。

ただし、希望通りの内装＝必ずしも従業員にとって使いやすいオフィスとは限りません。
社内の意見を取り入れつつ、その内容がビルのルール上実現可能かどうかも併せて確認することが重要です。

本記事では、内装工事から引越し準備までの注意点を、実務目線でわかりやすく解説します。

内装工事の進め方と注意点

レイアウト・設計の最終確認

• 将来の人員計画を踏まえた座席数・動線の調整
  レイアウトを検討する際は、現時点の人数だけでなく、将来的な増員も見据えて計画しましょう。
  増員予定がある場合は、デスクやロッカー、靴箱なども含めて配置を検討しておくことが重要です。
  また、コピー機や給湯スペースなどの共用設備についても、誰にとっても使いやすい動線になっているかを意識しましょう。

• 会議室・WEBブース・収納スペースの配置
  会議室を社内に設けるのか、ビル内や近隣の貸会議室を活用するのかを事前に明確にしておきましょう。
  後からの追加は、時間やコストの負担が大きくなりがちです。
  また、近年増加しているWEB会議に対応するため、WEBブースを設置する場合は必要席数もあらかじめ確認しておくことが大切です。

• レイアウト変更を見据えた設計
  将来的に移転せず、レイアウト変更のみで対応する可能性もあります。
  事業拡大や組織変更を想定し、柔軟に変更できる設計を意識しましょう。

• 予算の確定
  内装工事にかけられる予算を明確にし、見積書に含まれる範囲と別途費用が発生する可能性を確認しましょう。
  レイアウトや仕様によっては、追加の設備投資が必要になる場合もあります。

内装工事のスケジュール管理

• 着工日・完工日の確認
  内装工事の着工日・完工日は必ず仲介会社を通じて確認しましょう。
  電話回線やネットワーク回線など、数週間単位で調整が必要な項目もあるため、逆算して準備できるようにしておくことが重要です。

• 引越し日から逆算した工程管理
  新オフィスでの業務開始日と引越し日を確定させ、そこから逆算して内装工事の工程を管理します。
  想定外の遅延に備え、各工程に15〜20％程度の余裕を持たせたスケジュールがおすすめです。

• 遅延リスクが発生しやすいポイント
  電力会社や電話会社との契約変更、内装業者と外部業者との調整に、想定以上の時間がかかるケースがあります。
  早めの着手と進捗確認が重要です。

ビル側ルール・制限事項の確認

• 工事可能時間・曜日
  ビルによって工事可能な時間帯や曜日が定められています。
  トラブル防止のためにも、事前に必ず確認しましょう。

• 資材搬入経路・養生ルール
  エレベーターの使用制限や、備品サイズによる搬入経路変更が必要になることがあります。
  現地確認を行い、搬入・搬出ルートを事前に把握しておきましょう。

• ビル指定業者の有無
  内装業者や引越し業者が指定されているビルもあります。
  レイアウト作成後に判明すると大きなロスになるため、計画前の確認が必須です。

 オフィスの引越し準備でやるべきこと

引越し業者の選定

• オフィス移転実績の有無
  オフィス移転は、精密機器や重要書類の取り扱いが多いため、実績のある業者を選びましょう。
  不安な場合は、仲介会社や内装業者に紹介してもらうのも有効です。

• 見積時の確認項目
  精密機器や取り扱いに注意が必要な備品がある場合は、必ず事前に伝えましょう。

• 内装工事・ビル管理会社との連携
  引越し日程と内装工事、ビル管理会社との調整は密に行う必要があります。
  仲介業者に窓口を一本化することで、全体をスムーズに進めることができます。

社内向け事前準備

• 個人荷物と共用備品の整理
  フリーアドレスの場合はロッカー番号、固定席の場合はレイアウト図に番号を振り、引越し業者と共有するとスムーズです。
  棚や書類は引越し前日までに段ボールへ収納し、内容物が分かるよう明記しておきましょう。

各種インフラ・設備の移設準備

• 電話・ネットワーク回線
  電話番号変更時の事前周知や、移転後のトラブル時の連絡先を確認しておきましょう。
  IPアドレス変更によるシステム不具合や、サーバ移設時のデータ損失リスクにも注意が必要です。
  必ずバックアップを取り、システム会社と事前に連携しましょう。

• OA機器
  電話機・複合機・パソコン・シュレッダーなどは、継続使用か買い替えかを判断します。
  リース契約中の機器がないか、事前確認を忘れないようにしましょう。

• セキュリティ設定・カードキー
  契約時に受け取るカードキーや鍵は人数分揃っていない場合があります。
  追加発行の必要枚数や費用も事前に確認しておきましょう。

各所への移転連絡

• 取引先・顧客への案内
  移転の2週間〜1か月前を目安に案内すると安心です。
  メール署名への記載なども活用し、書類未着や来社時のトラブルを防ぎましょう。

• 官公庁・金融機関への届出
  許認可や所属団体によっては、届出期限が定められています。
  申請漏れは処分対象となることもあるため、必ず確認しましょう。

• Webサイト・名刺・各種印刷物の修正
  全拠点の住所が記載されている場合は、他拠点分も含めて修正が必要です。
  納期がかかることもあるため、余裕を持って発注しましょう。

まとめ

内装工事と引越し準備が整えば、次はいよいよオフィス移転の本番です。
しかし、移転当日や移転直後は、想定外のトラブルや対応漏れが最も発生しやすいタイミングでもあります。

「社内システムが止まってしまった」
「初日からネットが使えない」
「移転後にやるべき手続きが抜けていた」

こうした事態を防ぐためには、移転当日の段取りと移転後に必要な対応を事前に把握しておくことが重要です。

次回は、移転当日のポイントから、移転後に必ず行うべき確認事項・手続きまでを詳しく解説します。
スムーズな業務再開と、移転効果を最大化するために、ぜひあわせてご覧ください。

執筆者

W.M

図面が好きで2011年ビズライフエージェントに入社。ハイグレード賃貸オフィスからセットアップや居抜きオフィスまでこんな特集あったらいいな、を発信していきます。ご興味のある方はぜひお気軽にお問合せください。