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前回の「失敗しない為の完全ガイド④」では、
レイアウトの決定から内装工事、引越し準備までの流れについて解説しました。

今回はいよいよ、
移転当日～移転後に必ず行うべき確認事項・手続きについて解説します。

オフィス移転は「引っ越しが終わったら完了」ではありません。
当日のトラブル対応や、移転後に必要な各種手続きまで含めて対応してこそ、はじめて“成功した移転”と言えます。

本記事では、
✔ 移転当日に確認すべきポイント
✔ 移転後すぐに行うべき対応
✔ 見落としがちな手続きや注意点

を、実務目線でわかりやすく解説していきます。

移転当日に行うべきチェックポイント

搬入・設置状況の最終確認

• 家具や什器、OA機器が図面通りに正しい場所に設置されているか
• 搬入時の破損や傷、不具合がないか
• 段ボールや梱包材の回収漏れがないか

ポイント
👉当日は「気づいたら触らずにすぐに写真を撮っておく」事がトラブル防止には有効です。

後日では対応できないケースも多いため、違和感があればすぐに記録しておきましょう。

インフラ・設備の動作確認

• インターネット回線が正常に接続できているか
• 電話・FAXの発着信確認
• 複合機・プリンターの動作確認
• Wi-Fiの接続状況・通信速度
• 社内システム・サーバーへのアクセス確認

ポイント
👉「業務が問題なく開始できる状態かどうか」を基準にチェックしましょう。
業務開始後のトラブルは大きなロスにつながります。

セキュリティ・入退館の確認

• カードキー・鍵の配布状況、カードキー類のナンバーと所有者リストの作成
• 入退館時間の制限の再確認と従業員への周知
• 休日・夜間の入館ルールの再確認と従業員への周知
• 警備会社の緊急連絡先の共有

ポイント
👉特に土日祝日の入館ルールはビルごとに異なります。
休日出勤の可能性がある場合は、事前周知が必須です。

移転後すぐに行うべき対応

社内向けフォロー・周知

• 新オフィス共有部などの利用ルールの従業員への周知
• 会議室・WEBブースの使い方説明
• ゴミ出し・清掃ルールの周知
• 緊急時の連絡フローの確認

ポイント
👉初日に10～15分の簡単な説明時間を設けるだけでも、トラブル防止につながります。

取引先・関係先への最終案内

• 移転完了のご連絡（メールもしくは書面）
• 名刺・請求書・契約書などの登録住所・電話番号の確認
• 郵便物・宅配物の転送状況の確認

官公庁・各種届出の最終チェック

※提出期限の早い順に記載しています。期限を過ぎてしまうと罰則がある場合もあります。移転後速やかに届け出をしましょう。

• 法務局（本店・支店移転登記）
  提出期限：移転日を起算日とし2週間後
  ※年金事務所で登記事項証明書が必要なため、実務上は5日以内の対応が理想

• 年金事務所
  提出期限：移転日から5日以内

• 労働基準監督署
  提出期限：移転日の翌日から10日以内

• 税務署・都道府県税事務所
  移転前の管轄の税務署にて手続きをしましょう。法務局の手続きの後に速やかに行うことが一般的です。

• 許認可・業界団体への届出
  業種ごとに提出期限が異なるため事前確認必須となります。
  ※未提出・申告漏れは指導・処分の対象になることもありますので注意が必要です。

ポイント👉提出期限が決まっているものも多いため要注意

移転後1か月以内に確認すべきポイント

運用面の見直し

• 新しいレイアウトについて意見が出ていないか
• Wi-Fiや通信環境などトラブルや電波の状態はどうか
• 移動動線が悪くないかどうか
• 会議室・WEBブースは足りているか
• 音・空調・照明に問題はないか

実際に使ってみてからでないと気づかない点もあります。定期的に社員の声を拾い、早めに改善することが重要です。

まとめ｜移転成功のカギは「移転後」にある

移転は「引っ越したら終わり」ではありません。移転当日から一か月間の対応次第で、

・従業員満足度

・業務効率

・無駄なコスト

を大きく左右します。

小さな不具合を早期に解消することで、結果的に長期的なコスト削減と快適な職場環境につながっていきます。

次回はいよいよシリーズ完結編として、「オフィス移転を成功させるために知っておきたい総まとめ・よくある失敗例」を解説予定です。

執筆者

W.M

図面が好きで2011年ビズライフエージェントに入社。ハイグレード賃貸オフィスからセットアップや居抜きオフィスまでこんな特集あったらいいな、を発信していきます。

ご興味のある方はぜひお気軽にお問合せください。